Пишите официальное письмо на английском?  Несколько советов.

Пишите официальное письмо на английском? Несколько советов.

В современном деловом мире глобализация достигла таких размеров, что деловая переписка на английском языке стала повседневной частью бизнес — процесса практически любой компании. Что важно не упустить в процессе деловой переписки? На что стоит обращать внимание и каких ошибок стоит избегать?

  • Итак, для официальной переписки используйте официальную почту. Ваш e-mail адрес должен выглядеть профессионально. Используйте, по возможности, ваши имя и фамилию в названии вашего ящика, в идеале, сама почта должна быть корпоративной. Например, личная почта может выглядеть lena_solnce90@juice.com, тогда, как профессиональная, например, elena.ivanova@btk.com. Помните, что именно ваш e-mail адрес производит первое впечатление на получателя, поэтому, для любых деловых контактов важно использовать официальную почту, а не личную.

Любое письмо состоит из четырех основных частей, а именно: темы, приветствия, основного текста письма и завершения.

  • Тема письма очень важна. Она должна предоставлять читателю четкую информацию о том, что написано в письме. Темы письма, типа «Hello!», «Sorry for disturbing», «22.04.2016» являются неинформативными, и письмо с такой темой может легко угодить в папку «корзина». Или получатель просто оставит его без внимания. Гораздо лучше, если суть письма будет раскрыта в теме, например: «Requesting a price list», «Canceling a meeting». Формулируйте тему письма максимально точно и детально.
  • Приветствие не должно быть фамильярным. Обратите внимание на должность человека в организации или компании, в которой он работает, и используйте эту информацию для приветствия, например, «Dear Professor Johnes». Если вы знаете только пол получателя, тогда обращения типа «Dear Sir» или «Dear Madam» подойдут. Фразу «to whom I may concern» можно использовать в письмах, адресованных группе людей или какой-нибудь компании, например, банку, авиакомпании и т.д.
  • Основной текст письма является самой важной его частью, т.к. содержит самую важную информацию и все необходимые детали. Основной текст письма не должен быть очень длинным.  Желательно, чтобы письмо состояло из 1-2 параграфов и каждый параграф не превышал 3-4 предложений. Если вы пишите письмо с целью о чем-то попросить — не включайте в одно письмо более двух просьб. Следует избегать высказывания недовольства в письме, а также высказывание обвинений получателю письма. Людям свойственно принимать «оборонительную позицию» в таком случае, и шанс, что вы добьетесь того, что вам нужно — минимален.
  • И, конечно же, важно не забывать о словах благодарности. Даже если то, о чем вы просите, входит в обязанности человека, ему гораздо приятнее сделать это для вас, если он знает, что будете ему благодарны. Так уж мы устроены 🙂
  • Заключение должно быть простым и лаконичным. Просто напишите «regards» или «best regards» и все. В деловом письме все остальное будет лишним. Далее следует ваша подпись, просто имя и фамилия, без вашей должности или звания, а также ваша контактная информация, на случай, если человеку нужно будет связаться с вами. 
  • При написании письма учитывайте особенности культуры страны вашего адресата. 
  • Не стоит забывать о таких базовых вещах, как правописание, грамматика, пунктуация и правильное использование заглавных букв. Многие концентрируются на правильности написания самого тела письма, но позволяют себе ошибки в теме.  На это следует обращать внимание. 
  • Не стоит писать очень длинные письма — только самая важная информация по теме. 
  • Не стоит обвинять или жаловаться в письме.
  • Не стоит отправлять письмо до тех пор, пока оно не было еще раз прочитано и проверено.
Вот такой краткий обзор. В будущем надеюсь продолжить эту тему, а вам желаю, чтобы все ваши письма дошли до адресата, друзья)

Кстати, если вы интересуетесь деловым английским, и хотите узнать, в чем разница между словами «work», «job» или «career» рекомендую перейти на страницу  «Работа на английском — «work», «job» или «career»?

 

*При подготовке данного поста были использованы материалы курса «Write professional emails in English» Технологического Института Джорджии.


Яндекс.Метрика

Добавить комментарий